各学院（部）及2018届毕业生：

首先祝贺2018届毕业生圆满完成学业！贸大的时光将以个人履历和学籍档案的形式记入本人档案和学校档案馆。其中学生本人人事档案将随着毕业生的人事关系转递到相关单位，而学生在校期间的学籍档案将由档案馆永久保存，这部分档案不仅是今后出具档案证明材料的依据，也是维系校友情谊的重要纽带。为做好2018届学生毕业信息归档工作，请各学院档案员及毕业生配合完成好如下事项：

一、毕业合影照片

1.归档范围：各学院（各班级）2018届全日制本科、研究生毕业生合影照片；

2.归档要求：

（1）请提供纸质照片和电子版照片各一份；

（2）照片注明毕业合影相关信息，包括：届、院、专业和拍摄时间、学生名单（名单顺序与合影人员排列顺序一致,格式：第X排 左起:XXX、XXX）；

二、毕业生与校长合影

1.归档范围：各学院（各班级）2018届全日制本科、研究生毕业生授予学位时与校长的合影。

2.归档要求：

（1）请提供毕业生与校长合影照片电子版；

（2）请标注照片人员信息（包括姓名、学号、专业等）。

三、学生获奖信息

1.归档范围：学生在校期间获得市级以上(包括市级）的个人和集体奖励情况；获奖证书、奖杯等相关证件扫描件，获奖项目的背景材料、情况说明和相关报道等。

2.归档要求：请各单位协助收集相关信息，档案馆将通过复制、扫描等方法保存。

四、其他相关资料

各学院或各年级（班）制作的毕业学生留念资料，如光盘、纪念册等。

学生在校期间重要档案的收集整理是日后为校友提供延伸服务的前提和基础。希望学校各部门和学院充分重视毕业生档案的收集整理工作，于9月1日前完成以上信息的归档工作。

联系人及电话：侯英杰  64494497

              刘  潇  64492111

        档案馆/校史馆

        2018年6月13日