各学院：

2018届研究生毕业在即，为保证研究生档案材料完整性和档案调转及时，防止因毕业离校档案材料缺失而影响入职，请各学院开展2018届毕业生档案归档相关工作。

一、归档对象：

档案在校的2018届硕士研究生和博士研究生。

二、归档材料：

1、入党相关材料（统一用“新葡萄8883官网AMG研究生入党材料袋”装袋）；

2、《毕业生登记表》（仅限答辩通过并取得毕业资格的应届研究生填写，封皮左上角用铅笔标明学号）；

3、《新葡萄8883官网AMG研究生登记表》原件一份；

4、《奖学金申请审批表》原件一份；

5、其他需要装入档案的材料。

以上五项材料由辅导员装入“新葡萄8883官网AMG研究生学院归档材料袋”中。（“新葡萄8883官网AMG研究生学院归档材料袋”可在研工部领取，须将相关信息填写完整，无须密封）。

三、毕业生归档材料说明及相关要求：

1、此次归档工作仅限档案在校的2018届硕士、博士研究生，档案不在校的毕业生有关材料由学院封存后专递到档案所在单位进行归档。

2、各学院大批归档只安排一次，后期补交档案材料需在统一归档结束后预约。错过统一归档时间的档案材料，由责任方自行寄发或转交档案接收方。

3、研究生档案材料归档工作只面向学院，个人办理归档不予受理。

4、为减少档案转交环节，保障档案材料的安全性，各学院归档时，请直接将保管的毕业研究生相关材料放入档案室对应的学生档案袋，研究生档案室不再另行安排人员进行转交及二次整理。请各学院务必根据归档时间及材料情况合理安排归档工作。

5、研究生档案室以“学号前四位”为主序、以“学号后四位”（博士为“学号后三位”）为次序的排列方式分别存放硕士研究生和博士研究生档案。为方便归档，请各学院对归档材料按学号排列方式先行整理，以便快速、准确完成归档工作。

6、各学院整理归档材料，填写《2018届档案在校毕业研究生归档材料清单》（见附件）。电子版请于2018年6月14日前将发送至ygbdabgs@uibe.edu.cn，纸质版盖章后与在学院归档时统一交至档案室。

四、毕业生材料归档时间安排：

注：毕业生档案工作责任重大、任务繁重，相关工作安排环环相扣、不容耽搁。请各学院高度重视，务必在规定时间内按时归档，以免影响全校毕业研究生档案的寄发工作。

五、特别说明：

1、因归整毕业生档案材料，筹备毕业生档案发送事宜，自6月19日开始到本学期结束，研究生档案室将不办理个人及相关单位对研究生（包括在校生）档案材料的借用及归还，请需要办理的研究生提前办理，或与老师及时沟通联系。

2、6月20、22日因归档及封档工作安排，研究生档案室无法正常接待用人单位对毕业生的档案政审，请各学院及毕业生在接到用人单位政审通知时，务必告知，有困难请与老师及时沟通联系。

六、联系方式

李建欣、贺东元，64494141，研究生档案室。

附件1 2018届档案在校毕业研究生归档材料清单.xls 

党委研究生工作部

2018年6月11日